Mitä jos voisit automatisoida useammat toimet?
Kuvitellaan tyypillinen päivä. Asiakas tilaa verkkokaupastasi. Sinä saat sähköpostiin ilmoituksen. Avaat Maksuttimen, tarkistat tilauksen, kirjaat sen Excel-taulukkoon varastonseurantaa varten, kerrot kuljetusliikkeelle pakettilaatikon koon, lisäät asiakkaan sähköpostiosoitteen markkinointijärjestelmään ja vielä siirrät tilauksen rivin kirjanpitäjälle.
Kuusi vaihetta. Yhden tilauksen takia. Joka päivä, jokaisen tilauksen kohdalla.
Webhookit poistavat nämä kuusi vaihetta. Asiakas tilaa – ja sitä ennen kuin sinä olet ehtinyt avata sähköpostiakaan, varastojärjestelmäsi on jo päivittynyt, kuljetusliike on saanut tilausnumeron, markkinointijärjestelmä on lisännyt asiakkaan listalle ja kirjanpitäjä on saanut rivin omaan järjestelmäänsä. Sinun rooliksi jää tehdä se, mikä oikeasti vaatii sinun työpanostasi: rakentaa, myydä ja palvella.
Automatisoitu tilaus tuottaa yhtä paljon kuin manuaalinen, mutta vie kymmenesosan ajasta. Erotus on sinun katteesi.
Mikä webhook on – ilman teknistä jargonia
Webhook on viesti, jonka Maksutin lähettää sinun valitsemaasi osoitteeseen aina, kun jotain tapahtuu kaupassasi. Tilauksen syntyminen, maksun onnistuminen, tilauksen peruutus, palautus, asiakkaan rekisteröityminen – jokainen näistä voi lähettää webhookin.
Viesti sisältää kaiken tarpeellisen tiedon: mikä tapahtui, kenelle, milloin, minkä tuotteen, millä summalla, mistä maksukanavasta ja mihin osoitteeseen. Vastaanottava järjestelmä lukee viestin, ymmärtää mitä tehdä ja toimii sen mukaan.
Yksinkertaistettuna: webhook on automaattinen viesti, joka kulkee koneelta koneelle reaaliajassa ja sitoo eri järjestelmäsi yhteen ilman, että sinun tarvitsee olla välissä.
Mitä webhookeilla oikeasti voi automatisoida?
Tässä konkreettisia esimerkkejä siitä, mitä Maksutin-kauppias voi automatisoida webhookeilla – joko itse koodaamalla, integraatiotyökaluilla tai pyytämällä apua kehittäjältä.
Varastonhallinta: Kun tilaus syntyy, varastojärjestelmäsi vähentää automaattisesti varastosaldoja. Jos saldo putoaa hälytysrajan alle, saat itse viestin "Tuotteen X varasto loppumassa".
Logistiikka ja kuljetus: Tilausnumero, paino, mitat ja osoite siirtyvät automaattisesti Postin, Matkahuollon tai muun kuljetusliikkeen järjestelmään. Paketti on lähetettävissä heti, eikä sinun tarvitse kopioida tietoja käsin.
Kirjanpito: Jokainen myyntitilaus välittyy kirjanpito-ohjelmaasi (Procountor, Fennoa, Talenom, Netvisor) reaaliajassa. Tilitoimisto näkee tapahtumat sitä mukaa kun ne tapahtuvat, eikä kuukauden lopussa tarvitse tehdä massasiirtoa.
CRM ja markkinointi: Uusi asiakas siirtyy automaattisesti Mailchimpiin, ActiveCampaigniin tai muuhun valitsemaasi järjestelmään oikealle listalle, oikeilla taustatiedoilla.
Slack tai Teams -ilmoitukset: Iso tilaus tippuu tiimisi Slack-kanavaan automaattisesti. Tärkeä asiakas, jonka mainostit aiemmin tiimille, tilaa – kaikki tietävät sen samalla sekunnilla.
Tapahtumien ja palveluiden automatisointi: Lipun ostaja saa automaattisesti viestin lisätiedoilla, kalenterikutsun, pääsykoodin tai linkin kuljetusliikkeen seurantaan.
Maksuttimen webhookit – mitä saat valmiina
Maksuttimessa webhookit on rakennettu kauppiaan näkökulmasta yksinkertaisiksi. Sinun ei tarvitse olla kehittäjä määrittääksesi niitä – hallinnassa valitset, mistä tapahtumista haluat tiedon ja mihin osoitteeseen viestin pitää mennä.
Tapahtumat, joista voit saada webhookin:
• order.created – uusi tilaus on syntynyt
• order.paid – maksu on suoritettu onnistuneesti
• order.cancelled – tilaus on peruutettu
• order.refunded – palautus on suoritettu
• customer.created – uusi asiakas on rekisteröitynyt
• booking.created ja booking.cancelled – ajanvaraukset
• giftcard.purchased ja giftcard.redeemed – lahjakorttien myynti ja lunastus
Webhook-viesti on JSON-muotoinen ja sisältää tilauksen tai tapahtuman tiedot: asiakkaan tiedot, tuotteet, summat, ALV-erittelyn, maksukanavan ja kaikki UTM-tiedot markkinoinnin attribuutiota varten.
Mitä jos viesti ei mene perille?
Verkossa kaikki ei aina toimi täydellisesti. Vastaanottava palvelin voi olla huoltokatkolla, integraatio voi temppuilla tai välissä voi olla väliaikainen virhe. Maksutin näyttää hallinnassa kaikki lähetetyt webhookit, niiden tilan ja vastauksen.
Jos viesti ei mennyt perille, voit lähettää sen uudelleen yhdellä klikkauksella. Tämä on tärkeä ero verrattuna järjestelmiin, joissa epäonnistunut viesti vain katoaa. Maksuttimessa et menetä yhtäkään tilausta automaation virheen takia.
Hyvä automaatio ei tarkoita, että kaikki menee aina oikein. Se tarkoittaa, että kun jokin menee pieleen, näet sen heti ja voit korjata sen yhdellä klikkauksella.
Yksinkertaisin tapa aloittaa: yksi tapahtuma, yksi käyttötarkoitus
Jos webhookit ovat sinulle uutta, älä yritä automatisoida kaikkea kerralla. Valitse yksi tehtävä, jonka teet käsin jokaisen tilauksen kohdalla, ja automatisoi vain se.
Esimerkki: jos kirjoitat jokaisen tilauksen tiedot Excel-taulukkoon, ota käyttöön webhook, joka lähettää tilaustiedot Google Sheetiin esimerkiksi Maken kautta. Yksi käyttöönotto, jonka jälkeen sinun ei tarvitse koskaan enää avata Exceliä manuaalisesti.
Kun tämä toimii, automatisoi seuraava asia. Vuoden päästä huomaat, että puolet aikaisemmasta käsityöstäsi on poissa – etkä edes muista, miten sitä tehtiin ennen.
Et tarvitse kehittäjää aloittaaksesi
Webhookit ovat tekninen ominaisuus, mutta niiden käyttäminen ei vaadi koodausta. Integraatiotyökalut kuten vaikkapa Make.com lukevat webhook-viestin ja tekevät sen perusteella mitä haluat: kirjoittavat rivin Google Sheetiin, lähettävät viestin Slackiin, luovat kortin Trelloon, lisäävät yhteystiedon Hubspotiin.
Aloita pienesti, mutta aloita pian. Jokainen päivä, jonka jatkat käsittelemään tilauksia käsin, on päivä, jolloin sinä teet työtä jonka kone voisi tehdä puolestasi.